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DSM Anti Infectives, Delft:

PermitCliq senkt den Verwaltungsaufwand und erhöht die Sicherheit

Hintergrund
Das niederländische Unternehmen DSM Anti Infectives Production Delft umfasst zwei Produktionseinheiten und stellt Zwischenmittel für die Bekämpfung von Bakterien- und Schimmelinfektionen sowie Enzyme her. DSM Anti Infectives Production ist der führende Anbieter von 7-ADCA. Das 7-ADCA-Werk wird im Fünfschichtbetrieb mit autonomen Teams ohne Teamchef gefahren. Die Betreiber arbeiten laufend an der Verbesserung der Sicherheit, des Umweltschutzes und der Effizienz der Produktion.

"Die Zahl der Zwischenfälle sowie fehlerhaft benutzter und/oder unvollständig ausgefüllter Arbeitsgenehmigungen ist gegenüber jener Zeit, in der wir noch Arbeitsgenehmigungen auf Papier benutzten, auf ein Minimum zurückgegangen."
- Daniel Verloop, Operations Expert bei ZOR-f

Probleme und Ziel
DSM Anti Infectives Production Delft setzte bislang Arbeitsgenehmigungen ein, die auf dem System von Deltalinqs (Rotterdam und Umgebung) basierten. Das Verfahren war gut, der Verwaltungsaufwand des Papiersystems jedoch erheblich und für die Beteiligten sehr zeitaufwendig. Bei sich wiederholenden Tätigkeiten musste stets auch der ganze Genehmigungsablauf wiederholt werden. Darüber hinaus war es schwierig, sich einen Überblick über den Status der einzelnen Tätigkeiten zum jeweiligen Zeitpunkt zu verschaffen. Da Formulare von Hand ausgefüllt werden mussten, wurde das Verfahren nicht immer und überall konsequent eingehalten, und eine unleserliche Handschrift konnte zu Missverständnissen führen. Die Beteiligten klagten über ein zeitraubendes Prozedere, was dem eigentlichen Ziel eines Arbeitsgenehmigungsverfahrens, nämlich Sicherheit und sicheres Arbeiten, abträglich war. Bei DSM Anti Infectives Production Delft suchte man nach einer Lösung, die mehr Sicherheit und ein rationelleres Arbeitsgenehmigungsverfahren bieten würde.

Situation
Jede Woche werden bei DSM Anti Infectives Production Delft rund 200 Arbeitsgenehmigungen erteilt. An diesem Prozess sind 70 Mitarbeiter in den Bereichen Produktion und Wartung beteiligt. Das Deltalinqs-Formular wurde zunächst von dem Wartungsbereich und danach von dem Schichtpersonal in dem Programm Excel ausgefüllt; Hochrisikogenehmigungen wurden nicht gesondert ausgewiesen. Morgens wurden die gedruckten Genehmigungen dem Wartungspersonal mitgegeben und von diesen nach Feierabend wieder zurückgegeben.

Maßnahmen
Um alle Ziele erreichen und alle Anforderungen erfüllen zu können, beschloss DSM Anti Infectives Production Delft, das Arbeitsgenehmigungsverfahren und die unterstützende Software nicht selbst zu entwickeln. Die verlangten Voraussetzungen - Ausrichtung auf den Menschen, Arbeitsablauf als Grundlage und ein unterstützendes System - brachte iBanx mit PermitCliq™ mit. Die Methode bietet genügend Flexibilität, um die bestehende Arbeitsweise (in diesem Fall Deltalinqs) als Basis beizubehalten und zugleich wesentliche Verbesserungen auf der Grundlage von Regeln der guten fachlichen Praxis vorzunehmen.

Um feststellen zu können, ob PermitCliq™ den Wünschen entsprach, entschied man sich für einen Pilotversuch in einer der Fabriken, der so genannten ZOR-f-Einheit. Zunächst wurde eine repräsentative Gruppe aus den Bereichen Wartung, Produktion und SGU gebildet; anschließend fand eine Bestandsaufnahme der Probleme und Ziele des Projekts statt. Wo nötig, folgte eine Anpassung des Verfahrens. Auf diese Weise wurde allen Beteiligten die Bedeutung von Sicherheit und Rückhalt erneut vor Augen geführt und entstand die Grundlage für die Einrichtung des Systems.

Mitarbeiter von iBanx und DSM Anti Infectives Production Delft haben anschließend dafür gesorgt, dass alle 45 Nutzer innerhalb von vier Wochen dazu ausgebildet und motiviert wurden, mit der geänderten Arbeitsweise und dem neuen System die Effizienz und die Sicherheit zu erhöhen. Nach einer positiven Schlussbewertung wurde PermitCliq™ nicht nur in der ZOR-f-Einheit, sondern auch in der anderen Produktionseinheit eingeführt.

"Die Verantwortlichkeit in Kombination mit Sicherheit bei der Vorbereitung, Ausführung und Abnahme ist auf das gewünschte Niveau gestiegen."
- Daniel Verloop, Operations Expert bei ZOR-f

Ergebnisse
Das Projekt und die Einführung von PermitCliq™ haben zu einer effizienteren Vorbereitung der sicheren Arbeit geführt; bei sich wiederholenden Wartungstätigkeiten dienen "standardisierte" Arbeitsgenehmigungen als Vorlage, und bei planbaren Arbeiten werden die Genehmigungen schneller und planmäßig vorgelegt. Durch die planmäßigere Arbeit und den niedrigeren Verwaltungsaufwand bleibt mehr Zeit, sich um die Sicherheit zu kümmern. Es ist nicht mehr möglich, Abläufe zu umgehen; Zwischenfälle und Probleme als Folge unleserlich oder fehlerhaft ausgefüllter Genehmigungen treten kaum noch auf.

Weitere Entwicklung
DSM Anti Infectives Production Delft hat an der Erweiterung von PermitCliq™ mitgewirkt. Jetzt kann das Programm auch verhindern, dass bestimmte Tätigkeiten und Arbeitsgenehmigungen miteinander kollidieren. So ist es zum Beispiel nicht mehr möglich, eine Genehmigung zum Öffnen der Anlage zu erteilen, wenn noch eine Genehmigung für Schleifarbeiten aktiv ist. Ein anderes Beispiel ist eine Genehmigung für die Beseitigung von Trenn- oder Sperrvorrichtungen: Diese kann nicht erteilt werden, solange Arbeitsgenehmigungen für Wartungsarbeiten aktiv sind. Auch dieses neue Modul ist eingeführt worden.

Der Kunde hat das Wort
Daniel Verloop, Operations Expert bei ZOR-f: Die Zahl der Zwischenfälle sowie fehlerhaft benutzter und/oder unvollständig ausgefüllter Arbeitsgenehmigungen ist gegenüber jener Zeit, in der wir noch Arbeitsgenehmigungen auf Papier benutzten, auf ein Minimum zurückgegangen. Die Verantwortlichkeit in Kombination mit Sicherheit bei der Vorbereitung, Ausführung und Abnahme ist auf das gewünschte Niveau gestiegen. Die Arbeitsgenehmigung als übergreifendes Mittel, in dem die Vereinbarungen für die Durchführung der Tätigkeiten festgehalten werden und in dem die verschiedenen Ebenen ihre Zuständigkeiten und Verhaltensregeln festlegen, hat wieder einen Standard erreicht, wie man ihn in einer Produktionsabteilung erwarten sollte. Das Projekt "Einführung PermitCliq™" zur Unterstützung des Arbeitsprozesses EBB-Arbeitsgenehmigungen hat acht Monate gedauert und ist in einer angenehmen und professionellen Zusammenarbeit mit iBanx zum Erfolg geführt worden."

Die Projektgruppe von DSM Anti Infectives Production Delft und die in der ZOR-f-Einheit tätigen Nutzer haben ihre Erfahrungen nach dem Pilotversuch wie folgt formuliert:

  • Bei planbaren Arbeiten haben wir einen enormen Fortschritt festgestellt. Bisher kam die Anfrage einer technisch geplanten Maßnahme schwer in Gang, während jetzt nach dem Planungsgespräch alle Genehmigungen sofort erstellt werden.
  • Die für die Erteilung der Genehmigungen zuständige Person hat jetzt immer einen vollständigen Überblick über die zu planenden Tätigkeiten. Übersichten der aktiven Tätigkeiten in der Fabrik und abgeschlossene oder zu verlängernde Genehmigungen können sofort abgerufen werden.
  • Bei Großprojekten besteht guter Einblick in die anstehenden Vorgänge und die Aufgaben, die der Erteiler der Genehmigung zu erfüllen hat.
  • Es wird manchmal als zeitraubend empfunden, wenn mehr Aufmerksamkeit auf die Genehmigung verwendet werden muss. Doch diese ständige Aufmerksamkeit für die Genehmigung ist in der heutigen Dynamik des Unternehmens auch äußerst erwünscht.

Kontaktperson
Daniel Verloop
Operations Expert
DSM Anti Infectives
Delft, Niederlande