Um in allen Umständen sicher produzieren zu können, arbeiten Fabriken mit umfangreichen HSE-Verfahrensweisen und Formularen. Dadurch gibt es oft hohe Kosten und wird es eine kostspielige Sache. Kosten die in vielen Fälle ein ganzes Stück niedriger können.

Vielleicht erinnern Sie sich noch an das Beispiel mit den Hämmern von $100 im Amerikanischen Militär; durch den umfangreichen Verfahrensweisen für das Kaufen von materiellen Gütern waren selbst die Kosten der billigsten Dinge enorm aus dem Ruder gelaufen und schienen Hammers im Einkauf $100 zu kosten. Da können wir nur laut lachen, aber wie steht es mit unseren HSE-Prozessen?

Zwei Beispiele aus der Praxis: Veränderungsmanagement (MoC) und Zwischenfallmanagement.

Veränderungsmanagement
Betriebe die den MoC-Prozess gut einrichten arbeiten mit einem umfangreichen Verfahrensweise um die Sicherheit gewährleisten zu können. Modifikationen werden mit der Hilfe von umfangreichen Formularen angefragt und oft durch mehr als fünf Spezialisten evaluiert. Danach wird der Änderungsvorschlag in einem Komitee in ein oder mehreren Malen beurteilt um dann, wenn nötig, weiter entwickelt zu werden. Nach Anlass vom Entwurf wird die Modifikation gebaut, wird eine Vor-Inbetriebnahme & Sicherheitsbewertung (pre-startup & safety review) gehalten und werden die Betreiber informiert und trainiert.

Schließlich werden alle wichtigsten Dokumente verbessert.

Dieser Prozess ist so umfangreich, weil Änderungen eine Gefahr für die Sicherheit formen. Die Änderungen von einer weniger risikoreichen Sache durchläuft echt den selben Prozess. So kann es vorkommen, dass eine Dichtungspackung für eine Löschwasserleitung von einigen Euros auf einmal eine Packung von €100 wird.

Zwischenfallmanagement
Für das Zwischenfallmanagement gilt ein ähnlicher Prozess. Wenn sich ein Zwischenfall ereignet hat, bespricht ein Betreiber dies mit dem Schichtleiter und machen sie eine Meldung im Schicht-Verschlag, wonach ein Formular eingefüllt wird und nach einem HSE-Koordinatoren weitergeleitet wird. Der Koordinator nimmt die Daten eines Zwischenfalles in einer Liste auf, beurteilt den Zwischenfall mit Spezialisten, definiert Aktionen und setzt diese um. Daneben sorgt er für einen Bericht an das Management und eventuell an die Behörden.

Danach geht er zu den Mitarbeitern und sorgt dafür, dass die Aktionen ausgeführt werden und wieder eine Berichterstattung zurück kommt. Die Betreiber selbst haben oft schon mehrere Aktionslisten also die Aktionsliste des Koordinators ist eine extra Last woran sie stets erinnert werden müssen. Außerdem bekommt diese meistens nicht die höchste Priorität.

Ein umfangreicher Prozess, weil eine ausgebreitete Registratur, Analyse und Aufeinanderfolge von Zwischenfällen wichtig ist um diese Art von Unfällen, Schäden oder Verunreinigungen in der Zukunft zu vermeiden. Große und kleinere Zwischenfälle durchlaufen echt den selben Prozess. So kostet (die Behandlung von) ein Zwischenfall von einigen Euros all schnell hunderte Euros. Dies sind zwei von den vielen Beispielen die wir anführen können; dasselbe gilt nämlich zum Beispiel für die Prozesse im Bezug auf Arbeitserlaubnisse und Risikoanalysen. Und was ist zu denken von der Kombination in der eine fehlerhafte Erlaubnis zu einem Zwischenfall leitet, dass durch das Veränderungsmanagement gelöst werden muss?

Billiger, schneller und besser                                                              
Die Einführung von einer einfacheren in der Linie integrierten Verfahrensweise (Lean) für weniger komplexere Zwischenfälle oder risikoreiche Modifikationen, kann die Kosten für diesen Prozess stark verringern. Die Schichtleiter, Produktionsassistenten und Instandhaltungstechniker können damit in bestehende Meetingen, sowie die früh-morgendliche Zusammenkunft, kleinere Modifikationen und Zwischenfälle besprechen, beurteilen und direkt Folge leisten. Es sind dann weniger Menschen, Schritte und Materialien nötig um diese Sorten von Dingen durchzuführen; Modifikationen und Abhandlungen von Zwischenfällen werden nicht nur billiger, aber auch schneller und besser durchgeführt. Ein hinzukommender Vorteil ist, dass Mitarbeiter öfter Änderungen anfragen sollen. 

Unterstützung durch Applikationen            
Diese Integration wird möglich gemacht durch Informationssystemen. Diese unterstützen die Arbeitnehmer beim Feststellen ob die Änderung oder der Zwischenfall doch oder doch nicht risikoreich und/oder komplex ist und ob man den umfangreichen oder den einfacheren Prozess folgen muss. Die Applikationen helfen außerdem beim richtigen Durchlaufen des betreffenden Prozesses, bei dem Sicherstellen der Nachfolgeaktionen die ausgeführt werden und beim Informieren an den HSE-Koordinatoren über die Qualität, Genauigkeit und Fortgang der Abhandlung. Systeme helfen, aber allein ein Vorfall in Kombination mit veränderten und verbesserten Prozessen und Verhalten von Mitarbeitern. Das ist der Beginn von jeder Optimalisierung die vorbeugt, dass man alte, ineffektive Prozesse automatisiert.

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