BP Refinery Rotterdam

Files & Drawings, de burgelijke stand van de installatie, gaat digitaal

Uitdaging / ambitie
BP Raffinaderij Rotterdam B.V. (BP RR), voorheen Nerefco, investeert veel in haar installaties. De omvang van de projecten is tussen 2003 en 2007 meer dan verdubbeld. Om een dergelijke groei aan te kunnen, is geïnvesteerd in een betere samenwerking met de engineering contractors (EPC’s).

Het uitvoeren van nieuw- en verbouw van een fabriek heeft een aantal noodzakelijke, maar tijdrovende en kostbare bijproducten, namelijk de eindresultaten van het engineeringproces: ontwerpdocumenten en -data. Deze post vormt al snel 10 tot 15% van het hele projectbudget.

Bij projecten moeten BP RR en de EPC’s in korte tijd veel informatie uitwisselen. Tagnummers moeten worden uitgegeven en informatie over bestaande equipment moet worden verstrekt. Als er in dit proces veel handmatige handelingen zitten die tot vertragingen leiden, worden deze vertragingen omzeild met tijdelijke oplossingen zoals tijdelijke nummers. Het probleem is dat de informatieset voor het veilig en efficiënt bedienen van de raffinaderij daarna wel op orde gebracht moet worden.

Wat daarbij niet helpt is dat BP RR en haar EPC’s verschillende eisen stellen aan informatie. Nerefco gebruikt informatie om de fabriek te runnen, EPC’s om te kunnen bouwen en verbouwen. Dat betekent dat beide partijen een volledig ander beeld hebben van wat nodig is.

Oplossing
In 2003 en 2004 werkte iBanx met BP RR samen aan een Informatie Overdracht Specificatie (IOS). Door de eisen tot in detail uit te werken en door de informatie overdracht in te brengen in de betreffende procedure is geheel helder geworden wat BP RR van haar EPC’s nodig heeft. In een samenwerkingstraject met de EPC’s zijn deze middelen geïmplementeerd.

Tegelijkertijd is iBanx begonnen voor Nerefco de softwareapplicatie EquipmentCliq™ te bouwen. EquipmentCliq™ ondersteunt de processen van uitgifte en wijziging van tagnummers en van overdracht van equipmentdata van EPC’s aan BP RR en andersom. De applicatie is zo opgebouwd dat elke stap in de workflow apart genomen wordt door daarvoor aangewezen personen, geregistreerd wordt en zonodig geaccordeerd wordt door een bevoegd persoon. Pas nadat alle stappen juist zijn doorlopen volgt publicatie van de nieuwe of gewijzigde gegevens voor alle betrokkenen. De beschikbaarheid en integriteit van de equipmentdata worden hiermee gewaarborgd. De IOS wordt in de applicatie geïntegreerd. De in eerste instantie moeizaam verlopende overdracht is hiermee snel en éénduidig geworden.

Behaalde winst; de gebruiker aan het woord
Naast het oplossen van veel frustratie, zoals informatie niet beschikbaar hebben, zijn een aantal opvallende zakelijke resultaten gehaald. Hier de top drie.

1. Sterke daling Engineering Rework
   Doordat het een mensintensieve activiteit was, duurde het uitgeven van data voor engineering door Files & Drawings soms wel twee maanden. Wat er feitelijk gebeurde was dat de projecten gewoon doorgingen zonder die informatie. Dat had tot gevolg dat de engineering documenten en data (waaronder de tekeningen) niet op orde waren bij het opleveren van de projecten. Omdat die informatie wel op orde moet zijn voor het goed bedienen van de fabriek en voor de wet moesten EPC’s daarna altijd nog veel rework doen. Het rework lag op tientallen procenten van het engineeringbudget. Er werden bijvoorbeeld veel tijdelijke nummers uitgegeven die naderhand weer allemaal veranderd moesten worden. Nico Spierings, teamleider van de afdeling Files & Drawings van BP RR: “Met EquipmentCliq™ hebben we de mensintensieve activiteit voor het uitgeven van data geautomatiseerd. We hebben dus eigenlijk een elektronische ingenieur gebouwd die onze regels en conventies in het benoemen van equipment kan toepassen. Hierdoor is informatie direct beschikbaar en hoeft er veel minder rework gedaan te worden Het rework op engineering is om dit moment vrijwel nihil en dat scheelt vele miljoenen per jaar.”
2. Sterke productiviteitsstijging in technische administratie
   De totaalomvang van de projecten is gestegen van ruim 35 miljoen euro in 2003 naar ruim 150 miljoen in 2007. In de tussentijd is het aantal medewerkers van de afdeling Files & Drawings gedaald van 14 naar 6,5. Nico zegt hierover: “We hebben heel veel handmatige acties in het beheren en uitgeven van informatie kunnen automatiseren. Engineering contractors hebben nu op een beheerste manier toegang tot informatie die ze nodig hebben zonder dat daar veel werk voor onze afdeling uit voortvloeit. Deze nieuwe manier van werken betekent voor onze afdeling een gigantische productiviteitsverhoging. Als we in een berekening zouden meenemen dat we nu relatief meer wijzigingen hebben in de bestaande installatie (wat meer werk is) dan zou het getal nog hoger zijn.”
3. Kwaliteit van de info en daarmee de veiligheid
   “Vanaf 2003 hebben we een pad ingezet waarin we steeds beter zijn gaan voldoen aan de BP RR Safety Standaard die per definitie de lat hoger legt dan de wet. Stap voor stap hebben we informatie toegevoegd in EquipmentCliq™ en waar mogelijk geverifieerd middels geautomatiseerde controles op basis van onze situatie, werkwijze en regels. We zien nu een helder pad naar volledig voldoen. We denken dat te kunnen afronden in 2008. Iets dat ooit onmogelijk leek is mogelijk geworden”, aldus Nico.

Uitbreidingen in 2007
Op dit moment zijn BP RR en iBanx druk bezig met het realiseren van een aantal uitbreidingen van de oplossing. BP RR is SAP aan het implementeren en EquipmentCliq™ is de gekozen beheertool voor equipmentinformatie in SAP. Daarnaast zal ook het Management of Change van Settingen binnen EquipmentCliq™ beheerd gaan worden.

Contact
Nico Spierings
Project Manager en Team Leader Files & Drawings
BP Raffinaderij Rotterdam B.V.