Cargill:

Uniforme communicatie in alle productie units verbetert bedrijfsresultaten

Uitdaging / Ambitie
De fabriek van Cargill in Sas van Gent produceert op grote schaal producten uit maïs en tarwe voor de Europese levensmiddelenindustrie. De locatie bestaat uit vier fabrieken en een afdeling voor verpakken en verladen. Tot februari 2006 hanteerden deze verschillende afdelingen geen uniform proces voor de communicatie en de overdracht tussen de ploegen. Ze hadden ieder hun eigen manier van communiceren en rapporteren.

In 2004 waren het management en het personeel het erover eens, dat een verbeterde communicatie binnen de productie, de algemene bedrijfsresultaten ten goede zou komen. Welke middelen en werkprocessen waren nodig als basis voor een uniforme communicatie? Hoe moest een nieuw systeem geïmplementeerd worden? Men koos voor het toen in ontwikkeling zijnde elektronische wachtsysteem (ShiftCliq™) van iBanx.

Aanpak iBanx
Een speciale werkgroep binnen Cargill Sas van Gent inventariseerde samen met iBanx de mogelijkheden om de communicatie te verbeteren. Er werden algemene best practices en procedures voor de communicatiestructuur opgesteld. Er werden afspraken over de units heen gemaakt over het gebruik van dagverslagen, detailverslagen en wachtverslagen. De geconsolideerde afspraken vormden de basis voor de verdere ontwikkeling van het nieuwe elektronische wachtsysteem.

De rol die iBanx speelde binnen dit project was:

• het smeden van een effectieve communicatiewerkgroep met een gezamenlijk doel,
• het analyseren van bestaande werkwijzen en middelen,
• het identificeren van verbeteringen, het definiëren van nieuwe procedures en werkwijzen op basis van best practices,
• het trainen van de werkgroepleden, zodat die vervolgens de ruim 300 productiemedewerkers volgens het train-de-trainer principe met de afspraken en het systeem bekend konden maken,
• het gemotiveerd uitdragen van het belang van een goede communicatie binnen het bedrijf, om ook face-to-face communicatie te verbeteren.

Resultaten

1. De werkprocessen rondom communicatie zijn nu voor de verschillende fabrieken gestandaardiseerd met duidelijke definities van verantwoordelijkheden.
2. Informatiestromen zijn duidelijk gescheiden in korte en lange termijn informatie, in normaal en afwijking, in informatie over de installatie, het proces en de werkzaamheden.
3. Er is binnen het bedrijf een helder beeld ontstaan van de mogelijkheden om communicatie rond de productie te verbeteren.
4. Er is een gedegen communicatie rondom de wachtoverdracht gebaseerd op een betrouwbaar elektronisch wachtsysteem.
5. Gebeurtenissen, taken, afwijkingen en risicovolle situaties worden compleet en helder vastgelegd. Misverstanden over taken of werkzaamheden komen nog zelden voor.
6. Informatie over gebeurtenissen en werkzaamheden is voor iedereen direct en overzichtelijk beschikbaar en makkelijk te consolideren in verslagen voor productiestaf en directie. Troubleshooting verloopt efficiënter en ook voor auditoren is informatie eenvoudig op te zoeken.

De gebruiker aan het woord
Hans Vercouteren, superintendent maïs: ‘We hebben nu een snelle, directe en uniforme communicatiestructuur voor alle productieafdelingen. Het nieuwe systeem is een gedegen systeem dat de communicatie rond de wachtoverdracht uitstekend ondersteunt. Taken, meldingen en risicovolle situaties worden duidelijk vastgelegd. De rapportage is helder en eenduidig, tussen de ploegen, maar ook naar leidinggevenden en directie.’  

Henk Bogema, headoperator: ‘Wanneer bepaalde apparatuur maar gedeeltelijk of niet beschikbaar is, kan dat rechtstreeks gevolgen hebben voor de operatie van de andere fabrieken. Door een dergelijke afwijking te melden in ShiftCliq™ kunnen de andere fabrieken daar direct rekening mee houden. Door duidelijk te formuleren wat er mis is, ontstaat begrip voor elkaars situatie en is men welwillend om samen aan een oplossing te werken. Met deze optie is de wisselwerking tussen de fabrieken zichtbaar verbeterd.’

Richard van der Looij, plant manager: ‘De ontwikkeling en implementatie van een nieuw wachtsysteem zoals ShiftCliq™ is een kwestie van willen innoveren. Wij zijn die uitdaging samen met iBanx aangegaan. Door in een vroeg stadium op die trein te springen konden wij het systeem zelf inrichten. Onze mensen hebben ownership genomen van het nieuwe systeem en werken mee aan verbeteringen.’

Contact
Hans Vercouteren
Superintendent Corn Cargill Starches & Sweeteners
Sas van Gent
T +31 (0)115 459000