DSM Pharmaceutical Products Venlo:

Veiliger werken en jaarlijks € 85.000 besparen op werkvergunningen

Achtergrond
Binnen DSM spelen duurzaamheid en daarmee ook veiligheid een belangrijke rol. In zowel 2009 als 2010 behaalde het concern de eerste plaats in de Dow Jones Sustainability Index. Ook bij DSM Pharmaceutical Products in Venlo, waar halffabricaten voor de farmaceutische industrie geproduceerd worden, wordt aan veiligheid gewerkt. Het afgelopen half jaar werd binnen de plant veel geïnvesteerd in gedragsveranderingen op het vlak van veiligheid. De samenwerking met iBanx, om processen en gedrag te optimaliseren en een digitaal werkvergunningensysteem en Loto-systeem voor het veiligstellen van de installatie te implementeren, paste daar perfect in. Een gesprek met Martine Meuwissen, Manager Planning & Scheduling.

"Samen met iBanx hebben we processen en gedrag geoptimaliseerd en de Unite HSE software modules voor Permit to Work en Lockout/Tagout geïmplementeerd.

Met dit project zijn de kosten voor werkvergunningen met minimaal € 85.000 per jaar teruggebracht.

Het betrokken team is met dit project genomineerd voor de 2011 DPP Exceptional Achievement Award in de categorieën "EXCELLENCE and IMPROVE" en "SAFETY, HEALTH AND ENVIRONMENT"

- Zef Bos, Senior Maintenance Fieldplanner

Probleem/Beginsituatie
Op de plant in Venlo werkte men tot voor kort nog met papieren, handgeschreven vergunningen. "Een ouderwets systeem," volgens Meuwissen, "het was tijd voor een efficiencyslag dus alle reden om op zoek te gaan naar een alternatief. We zijn bij verschillende collega's gaan kijken. DSM Anti Infectives in Delft werkte al samen met iBanx en het systeem en de werkwijze spraken ons aan. We hebben iBanx uitgenodigd om ook eens bij ons te komen praten.

Een van de nadelen van het papieren systeem was dat er regelmatig vergunningen kwijt raakten. Meuwissen: "De vergunningen moesten door veel lagen in de organisatie voordat ze uitgegeven werden en dat leidde herhaaldelijk tot zoekraken. Dan kon je opnieuw beginnen, wat heel frustrerend werkt." Daarnaast moest iedere keer het wiel van veilig werken opnieuw uitgevonden worden; leren van eerdere ervaringen was er volgens Meuwissen met de papieren vergunningen niet bij. "Met het nieuwe digitale systeem kopieer je de goede zaken van eerdere werkvergunningen en maak je vergunningen up to date door aanvullingen te doen. Als werkzaamheden eenmaal gedaan zijn, is er een vergunning opgeslagen die je heel makkelijk weer voor de dag haalt."

Naast een efficiencyslag viel er ook op het vlak van veiligheid nog flinke winst te behalen. Meuwissen: "Op papieren werkvergunningen werden door Uitgifte of een Chef van Dienst nog wel eens een paar dingen doorgestreept of bijgeschreven, dat levert natuurlijk veiligheidsrisico's op. Het meer-ogen-principe valt weg als er aan het einde van de rit nog even iets bijgekrabbeld wordt."

Meuwissen vertelt hoe een inventarisatie onder collega-plants van DSM het eerste contact met iBanx opleverde. "In Delft bleek dat het werkvergunningensysteem van iBanx al voor 85 procent aansloot bij onze plant. De overige 15 procent is na onderling overleg naar tevredenheid aangepast, ik vond de service heel goed."

Het verbeterproject
Voordat iBanx haar Unite softwaremodule(s) implementeert worden eerst de processen bij de klant vergeleken met Best Practices die iBanx in de loop der jaren in samenwerking met  tientallen klanten heeft ontwikkeld. Zo ook bij DSM in Venlo. Zonder in te leveren op veiligheid leidde dat er onder andere toe dat het proces werd vereenvoudigd door er een aantal stappen uit te halen. De autorisatie bijvoorbeeld, is nu digitaal, en de verantwoordelijkheden zijn op een andere manier verdeeld. Meuwissen: "De handtekening van de Maintenance Supervisor is een voorbeeld van een stap die verdwenen is. Die verantwoordelijkheid ligt nu bij Uitgifte, de verstrekkende afdeling. De Verstrekker en de Houder, degene die het werk gaat uitvoeren, checken de maatregelen. Die laatste checkt de werkplek ook, waarmee de veiligheid sterk is verbeterd ten opzichte van vroeger. Toen kon iemand nog zo maar een handtekening zetten."

Naast het systeem was de implementatiemethodiek een reden om voor iBanx te kiezen, aldus Meuwissen. "Ik heb gemerkt dat de aanpak bij de implementatie heel goed werkte. De samenwerking van een DSM projectteam en een team van iBanx in combinatie met een goede tijdslijn, de training van onze mensen en de ondersteuning door iBanx tijdens de opstart hebben daar allemaal aan bijgedragen. iBanx houdt zich aan haar afspraken en het hele project liep soepel. Dingen die tijdens de uitrol niet in orde waren, hebben ze steeds snel aangepast en opgepakt."

Meuwissen geeft aan dat door de uniformiteit van werken de veiligheid verbeterd is. Een nieuw systeem brengt veranderingen mee waar mensen aan moeten wennen en wat in het begin vaak op weerstand stuit. "Het nieuwe werkvergunningensysteem laat mensen meer in de pas lopen, dingen kunnen niet zomaar aangepast worden op vergunningen waar dat vroeger aan het eind van de rit wel kon. Dat is soms confronterend en frustrerend, maar wel een verbetering qua veiligheid." Vooral over de begeleiding op de werkvloer is Meuwissen enthousiast. "Gedurende één tot twee weken liepen mensen van iBanx met onze mensen mee in het proces en gaven ze on-the-job training. Je ziet in de praktijk dat zo gauw mensen echt aan de slag moeten die training nodig is om ze te overtuigen het systeem te gebruiken. Moeilijkheden werden tijdens de training meteen genoteerd en daarna aangepast." Naast de mensen op de shopfloor werd ook intern een aantal DSM mensen tot trainer opgeleid zodat er ook na vertrek van iBanx ondersteuning blijft.

"Al met al", voegt Meuwissen toe, "zijn we met het hele project rondom PermitCliq een klein half jaar bezig geweest. We hebben het oude systeem nog een tijdje live gehouden en naast PermitCliq laten lopen en de stekker er na een maand of drie uitgetrokken. We zijn daarmee eigenlijk zonder problemen overgegaan. De mensen van iBanx weten waar ze over praten, ze kennen de industrie en vragen door, dat is hun kracht. Met hun kennis kunnen ze andere bedrijven uitdagen en ingesleten gewoonten ter discussie stellen."

Bereikte resultaten en doelen
Het doel van het verschuiven van papieren naar digitale vergunningen in Venlo was efficiency, het moest vooral capaciteit gaan opleveren. Op dit moment werken Meuwissen en haar mensen aan een tweede stap: het veiligstellen automatiseren. Meuwissen: "Op de Lockout/Tagout procedure valt nog flinke winst te behalen, onder andere omdat we nu de stopmappen nog fysiek rond brengen. Met PermitCliq hebben we die winst al gepakt doordat we vergunningen kopiëren in plaats van handmatig schrijven en leren uit het verleden. Daarnaast is de route van de vergunningen een stuk sneller geworden; waar we vroeger met mappen rondliepen met daarin onder andere de vergunning, een taakomschrijving voor de monteur en een tekening van de plek, is nu alles met een druk op de knop digitaal op te roepen. Geen mappen dus die op stapels ergens op een bureau onderweg eindigen en waar ik naar moet zoeken. Ik kijk in het systeem, doe een belletje en het is opgelost, alles is te traceren. Dat levert in de doorlooptijd zeker een paar dagen en misschien wel een week op. Als straks LotoCliq live gaat, is het complete pakket digitaal waardoor niemand meer iets met mappen hoeft. Met de Taak Risico Analyse (TRA) en de Risico Bepalings Hulplijst (RBH), die de veiligheid nog meer vergroten, valt er voorlopig niet zoveel meer te wensen."

Het aanpassen van procedures vraagt natuurlijk ook een aanpassing van de mensen die ermee werken, maar inmiddels werkt iedereen met het systeem en zijn de meeste mensen positief. Meuwissen: "Het geeft mensen een stok achter de deur om procedures te volgen, dat scheelt in de veiligheid. Daarnaast geeft het overzicht. Waar een chef voorheen een stapel bonnen op zijn bureau had liggen, heeft hij nu een compleet overzicht in het systeem. En mensen bekijken de vergunningen kritischer. We waren binnen de plant al met gedragsveranderingen op het vlak van veiligheid bezig voordat we met iBanx in zee gingen. De samenwerking met iBanx, de automatisering van werkvergunningen en veiligstellen, en de invoering van TRA en RBH passen daar perfect in. Dat heeft systemen en procedures opgeleverd die goed zijn, daarvan zijn we overtuigd. Maar het juiste gedrag, en daar zijn mensen op getraind, levert een flinke extra stap in het vergroten van de veiligheid en efficiency op."

De gebruiker aan het woord
Adrie Wolters, Dagcoördinator: "Het werk is makkelijker geworden, je hoeft niet meer bij iedere klus alles opnieuw te bedenken en op te schrijven als het gaat om veiligstellen. Bijvoorbeeld nummers van handafsluiters, kleppen en pompen die veiliggesteld moeten worden. Als ik me daar in het verleden in vergiste tijdens het schrijven, moest ik opnieuw beginnen. Nu is dat digitaal zo opgelost. We werken op dit moment nog met stopmapjes, maar over twee weken starten we met LoTolijsten. Waar we nu dingen nog intikken in een Word document, hebben we straks digitale LoTolijsten die worden gearchiveerd zodat we ze later kunnen hergebruiken en kopiëren. We werken dan niet meer met losse documenten in stopmapjes, maar de lijsten zijn gekoppeld aan de digitale werkvergunningen, dat geeft overzicht.

We zijn nu nog volop aan het trainen en moeten bepaalde dingen met de programmeurs van iBanx uitzoeken en veranderen, maar we zien dat dit ons veel op gaat leveren. Vooral de Chefs van Diensten, die eindverantwoordelijk zijn over de uitgifte, zien veel voordelen.

Het automatiseren van Lockout/Tagout biedt ons tijdwinst, overzicht en het niet meer kwijtraken van papieren."

Zef Bos, Senior Maintenance Field Planner en Werkvoorbereider: "Het werk is minder stressvol geworden en medewerkers zijn enthousiast over PermitCliq. We hebben goed kunnen oefenen tijdens de werkplekbegeleiding van iBanx.

Een grote verandering is dat er alleen nog sporadisch pakketjes verdwijnen, dat scheelt tijd en werk. Zelf vergunningen schrijven hoeft niet meer en vergunningen hoeven niet meer van Maintenance naar Productie en weer terug. Bij spoed hoeven we, afhankelijk van het risico, alleen even te bellen. Dat scheelt de helft van de tijd. Is een vergunning door de Verstrekker afgekeurd dan kunnen we die gemakkelijk wijzigen, waar we vroeger de geschreven versie weg konden gooien.

Vergunningen zijn duidelijker omdat er geen dingen meer bij geschreven kunnen worden, de procedure is daardoor veel beter gewaarborgd. In de voorbereiding wordt er kritischer gekeken en beter nagedacht dan vroeger, al die dingen leveren meer veiligheid op.

Daarnaast bouwen we nu een archief op, kunnen we vergunningen kopiëren voor repeterende werkzaamheden en hebben we voorkennis waarvan verstrekkers en voorbereiders gebruik kunnen maken. Het werk wordt daardoor uniformer en er worden templates aangelegd.

Op dit moment zitten we in fase twee en is de RBH geïntegreerd. Waar we vroeger werkten met een puntensysteem en een telling op papier om risico's te bepalen, gaat dat nu heel makkelijk in PermitCliq. Eenmaal aangelegd is het risico bepaald en klaar is Kees. Het systeem en de werkwijze leveren dus snelheid en enorm veel gemak op.

Met dit project zijn de kosten voor werkvergunningen met minimaal € 85.000 per jaar teruggebracht. Daarom hebben we het betrokken team aangemeld voor de 2011 DPP Exceptional Achievement Award in de categorieën 'EXCELLENCE and IMPROVE' en 'SAFETY, HEALTH and ENVIRONMENT'. Ondertussen zijn we voor deze prijs genomineerd."

Contact
Martine Meuwissen
Manager Planning & Scheduling
T +31 (0)77 389 9555
 

Optimaliseer uw werkvergunningenproces

Meer over PermitCliq