Momentive:

Hoe PermitCliq & LotoCliq het werkvergunningenproces veiliger, sneller en voordeliger maken

Resultaten op veiligheid:

• PermitCliq en LotoCliq dienen als basis om veiligheid en efficiëntie te verbeteren en vormen een extra middel om veiligheid te handhaven. 
• Het nieuwe systeem is veel duidelijker en logischer, en daarmee gebruiksvriendelijker.
• Er is een duidelijke verbetering te zien in het preventief verminderen van ongevallen.

Resultaten op efficiëntie:

• Een simpele druk op de knop laat zien hoeveel mensen, materialen en tijd er nodig zijn voor een activiteit.
• Planners, operators, shift supervisors en maintenance medewerkers kunnen hun activiteiten eenvoudiger coördineren.
• Tijdens stops zijn er nog nauwelijks wachttijden voor materiaal.
• Betere planning en voorbereiding tijdens stops maken dat bepaalde activiteiten 16 – 25% minder tijd kosten.

Achtergrond
Momentive Specialty Chemicals B.V. in Pernis is met driehonderd werknemers een van de grootste productielocaties van Momentive: een Amerikaans concern met vestigingen in de USA, Azië en Europa. Momentive maakt in Pernis grondstoffen voor epoxy harsen en epoxy harsen als halfproduct voor diverse andere bedrijven, bijvoorbeeld voor de bouw en de auto-industrie. Momentive streeft ‘Excellent HSE performance’ na; dat betekent volgens Momentive dat HSE niet alleen een zaak is van de HSE afdeling, maar iets wat ingebed is in de ’core values’ van alle onderdelen van de organisatie.

Probleem en beginsituatie
In de zomer van 2009 werd binnen Momentive besloten het geautomatiseerde werkvergunningensysteem PermitCliq van iBanx uit te breiden met een Lockout/Tagout systeem. LotoCliq zou de opvolger worden van het MSR (Moerdijk Steekflenzen Registratie) systeem, het niet langer ondersteunde systeem van oud-moederbedrijf Shell.

Steekflenzen en andere veiligstellingen worden bij Momentive door onderhoud geplaatst; productie bepaalt waar dat moet gebeuren. Momentive heeft daartoe alle locaties/punten waar veiligstellingen moeten komen van te voren uitgetekend, uniek genummerd en in templates vastgelegd. De samenwerking tussen productie en onderhoud wordt ondersteund door veiligstellijsten en labels van verschillende kleuren. Productie plaatst eerst een label om aan te duiden waar onderhoud de veiligstelling moet plaatsen; onderhoud doet daarna zijn werk en brengt de labels (en de afgetekende lijst) terug bij productie; productie kan met de lijst en labels de veiligstellingen controleren. Andere kleuren labels en de lijst worden op eenzelfde manier gebruikt om het verwijderen van veiligstellingen en druktesten aan te sturen en te controleren. iBanx kwam met het voorstel om haar LotoCliq systeem in samenwerking met Momentive verder uit te breiden met de best practices en nog openstaande wensen van Momentive. Een gesprek met Martin Bakker, Health and Safety Specialist, en Dirk Dullaart, Shift Team Leader, over training, implementatie en de ervaringen met LotoCliq, het nieuwe systeem.

Het verbeterproject
Een team met daarin mensen van zowel iBanx als Momentive, ging aan de slag. In overleg werd een applicatie ontwikkeld die de uitgebreide functies van MSR vervangt en extra mogelijkheden biedt om het veiligstellen te verbeteren. Zo werden bijvoorbeeld mogelijkheden toegevoegd om de samenwerking tussen werkvoorbereiders, operators, wachtchefs en onderhoudsmensen beter af te stemmen; ook werd het mogelijk om naast Loto-locaties (locaties voor het plaatsen van bijvoorbeeld steekflenzen) activiteiten aan de veiligstellijsten toe te voegen.

"We werken al veilig, maar met dit systeem heb je een hulpmiddel om die veiligheid te handhaven." 

Resultaten
De eerste grote stop met LotoCliq kostte meer moeite dan verwacht. Er werd door omstandigheden te weinig getest waardoor het een spannende sprong in het diepe was. Dullaart: ”Met name jonge mensen, die er snel mee konden werken, hebben veel problemen opgelost. Het nieuwe proces betekende een gedragsverandering waar vooral oudere operators moeite mee hadden. Inmiddels is iedereen op locatie getraind en gewend om te werken met de systemen.” Nadat de aanvankelijke hobbels genomen waren, bleek het systeem veel duidelijker, logischer en daardoor gebruiksvriendelijker. Daarnaast vormde het een basis naar nog meer veiligheid en efficiency. Inmiddels, ruim een jaar verder, wordt LotoCliq ook ingezet om een juiste ureninschatting en daarmee een specifiekere planning voor stops te maken. Bakker: "Van tevoren wordt er een schatting gemaakt van het aantal flenzen dat geopend wordt tijdens een stop. Per flens staat een bepaalde tijd, bijvoorbeeld een kwartier. Op die basis wordt een schatting gemaakt qua tijd waaruit een meer specifieke planning volgt. De voorbereiding en eindsprint kosten daardoor minder tijd. We hebben tijdens stops mensen die twee à drie dagen rondlopen, met deze tool kan dat op planningsbasis een halve dag schelen omdat er beter voorbereid is.

"Met LotoCliq weet je met één druk op de knop hoeveel pakkingen je nodig hebt, hoeveel man je in moet zetten en hoeveel tijd dat kost, dat is ideaal voor planning." 

Dullaart gaf het na de eerste stop in 2010 al aan: "We werken al veilig, maar met dit systeem heb je een hulpmiddel om die veiligheid te handhaven. De uitgebreide gegevens die op de labels vermeld worden, vormen een extra controle. Omdat we met exotische pakkingen in alle soorten en maten werken is die extra informatie belangrijk voor de veiligheid." Ook de voorbereidingen bij stops werden met enkele uitbreidingen van LotoCliq een stuk eenvoudiger. Het systeem levert niet alleen meer efficiency op maar ook tijdwinst in de voorbereiding. Bakker: "Het is ook een planningstool die bij wijze van spreken een 'boodschappenlijstje' levert bij de voorbereiding van stops. Stel we hebben een fabriek van zeven verdiepingen en we moeten op de zevende verdieping afsteken. Dan moesten we er in het verleden heen, tellen, weer naar beneden, we vergaten iets en moesten weer naar boven om vervolgens handmatig lijsten te maken. Met LotoCliq weet je met een druk op de knop hoeveel pakkingen je nodig hebt, hoeveel man je in moet zetten en hoeveel tijd dat kost, dat is ideaal voor planning. In het verleden verloren we bijvoorbeeld uren op foute bestellingen. Bij stops bleken er pakkingen over te zijn of pakkingen tekort. Dat laatste is een stuk lastiger natuurlijk. Daar verloren we tijd op. Afgelopen stop van drie en een halve week hebben we nagenoeg geen wachttijden gehad op materiaalsoorten waarop LotoCliq wordt gebruikt. Het proces verloopt een stuk strakker en dat scheelt tijd en geld.”

"Afgelopen stop van drie en een halve week hebben we nagenoeg geen wachttijden gehad op materiaalsoorten waarop LotoCliq wordt gebruikt. Het proces verloopt een stuk strakker en dat scheelt tijd en geld." 

Voortgang
In het afgelopen jaar werden LotoCliq en PermitCliq gekoppeld; daarmee kan een vergunning pas worden uitgegeven als de veiligstellingen zijn geplaatst. Voordat activiteiten aan de apparatuur plaatsvinden is het procedureel geborgd dat die gespoeld en schoon wordt opgeleverd. Om medewerkers niet bloot te stellen aan gevaarlijke stoffen, wordt na het spoelen de apparatuur gescheiden van het proces door het plaatsen van steekflenzen. Voor het uitvoeren van de activiteiten wordt een werkvergunning opgesteld waarop alle beheersmaatregelen en afspraken over de activiteiten worden geregistreerd. Door de koppeling tussen beide programma's is het niet mogelijk om een werkvergunning uit te geven voordat alle steekflenzen elektronisch zijn geregistreerd. Bakker: "Al met al was het voor de medewerkers even wennen. Vroeger was het makkelijker; even de lijst aanpassen met pen en weer verder. Nu zorgt het systeem voor een blokkering. Resultaat is een duidelijke verhoging van de veiligheid waardoor het aantal ongevallen of bijna ongevallen is afgenomen.

"Resultaat is een duidelijke verhoging van de veiligheid waardoor het aantal ongevallen of bijna-ongevallen is afgenomen." 

De gebruiker aan het woord
Jakob Senneker, Hoofd Operator: “Het ‘boodschappenlijstje’ werkt ook goed bij bestellingen. We willen daar zuinig mee omgaan en doelbewust bij voorbereiding van de klus kiezen voor soorten en hoeveelheden pakkingen We bestellen, in tegenstelling tot vroeger, niet meer teveel en dat scheelt geld. Je praat over pakkingen van drie- of vierhonderd Euro, een behoorlijk prijskaartje dus. Als je tien pakkingen teveel hebt, loopt dat flink in de papieren. “

Guus Cramer, Senior Operator: “Omdat LotoCliq een web-based systeem is, biedt het een aantal flinke voordelen ten opzichte van het oude systeem. Ik kan van tevoren in feite al informatie krijgen over dingen die er moeten gebeuren omdat ik vanuit huis kan inloggen en daarmee overzicht heb op de werkzaamheden. Bijvoorbeeld na een weekend of vakantie. Vroeger moest je dit soort dingen op de site bekijken, met het nieuwe systeem scheelt dat een hoop. “

Optimaliseer uw Lockout/Tagout proces

Meer over LotoCliq