Tronox:
 

Veiliger en meetbaar efficiënter werken met PermitCliq™

Achtergrond
Tronox is wereldwijd een van de grootste producenten van titaandioxide, een pigment wat honderden consumentenproducten witter maakt, van verf en plastic tot papier, cosmetica en meer. Voor een aantal werkzaamheden werden binnen Tronox Nederland al elektronische systemen gebruikt, maar de papieren werkvergunning stond nog overeind. Eind 2008 besloot men over te gaan op een elektronisch werkvergunningensysteem. Tronox nam iBanx in de arm en stelde een multidisciplinair kernteam in om configuratie en implementatie probleemloos te laten verlopen.

Knelpunten rondom shortcuts, eenduidigheid van werkvergunningen en het aangeven van veiligheidsmaatregelen zijn sterk afgenomen. De focus ligt nu op de kwaliteit van werkvergunningen. We zien mogelijkheden nog meer verbeteringen aan te brengen waarmee we de kwaliteit van veilig werken nog verder kunnen updaten.

Probleem en beginsituatie
Jeroen Keereweer, Team Leader Maintenance, licht de redenen toe om binnen Tronox het werkvergunningensysteem te automatiseren. Die waren er voldoende. “Er werden, zoals vaak in situaties met een niet geautomatiseerd systeem, short cuts gemaakt, werkvergunningen werden niet uniform ingevuld, het was niet mogelijk taakstapsgewijs aan te geven welke persoonlijke beschermingsmiddelen nodig zijn en veiligheidsmaatregelen voor de uitvoerder werden door de wachtchef ingevuld.”  

Verbeterproject
iBanx ging aan de slag en implementeerde samen met Tronox een specifiek op het bedrijf ingerichte versie van PermitCliq. Tronox koos bewust voor iBanx. Keereweer: “We hebben een aantal systemen en offertes bekeken en de combinatie van prijs en de mate van betrokkenheid van iBanx bij Deltalinqs gaf de doorslag. Als je gaat veranderen, kijk je ook naar ervaringen van anderen en er staat al een aantal grote chemische spelers op de klantenlijst van iBanx. Je praat heel anders met een gesprekspartner die bekend is met de begrippen in de chemische industrie dan met een pure automatiseerder.”

Tronox en iBanx hebben het hele verbetertraject samen doorlopen en er bleek een goede balans mogelijk in het aan de ene kant generaal houden en aan de andere kant specificeren van het werkvergunningensysteem en de workshops. Keereweer: “Wij hadden allerlei wensen om het zo specifiek mogelijk te maken. iBanx heeft ons bij de les gehouden en gestuurd om zo dicht mogelijk bij de standaard te blijven. Zij checkten steeds bij ons of procedures echt moesten blijven zoals wij ze gebruikten of dat wij dingen aan konden passen. De standaard is er niet voor niets, die biedt uniformiteit en herkenbaarheid in de regio en maakt updates eenvoudiger. iBanx gaf ons daarin professioneel tegengas.”

Valkuilen omzeild
Door naast een projectgroep met een stuurgroep te werken, die zaken toetste aan de doelstellingen, werden ellenlange discussies vermeden. Keereweer: “Daarmee omzeilden we de valkuil om ons te laten meeslepen door mensen of meningen. In meetings met stuurgroep, projectteam en iBanx werden dingen samengevat, besproken en beslissingen genomen. Dat bleek een heel productieve werkwijze.”

Ook een te snelle implementatie werd voorkomen door bewust voor een langere trainingsperiode te kiezen, hoewel Keereweer aangeeft dat als hij het over mocht doen, hij de trainers nog eerder in het proces zou betrekken. “Daarmee zouden zij hun trainingsmateriaal van het begin af aan af hebben kunnen stemmen. Er werden nu door trainers soms vragen gesteld die door de werkgroep al lang behandeld waren. Dat was een gemiste kans.”

Resultaten
Dat er veelvuldig gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden van PermitCliq™ is overduidelijk. Keereweer vertelt dat er met het nieuwe systeem de eerste drie maanden al meer dan 3000 werkvergunningen uitgedraaid zijn. Lachend: “Er staan zelfs al vergunningen klaar voor december dit jaar.” Door de trainingen staan mensen met de neuzen dezelfde kant op en zijn incomplete werkvergunningen de afgelopen maanden nauwelijks voorgekomen. Daarnaast is een aantal eerder voorkomende problemen verholpen. De knelpunten rondom shortcuts, eenduidigheid van werkvergunningen en het aangeven van veiligheidsmaatregelen zijn sterk afgenomen. Keereweer: “We gaan nu focussen op de kwaliteit van werkvergunningen, wat mogelijk is doordat het systeem de werkvergunningen na afloop bewaart, en waar in het verleden alle persoonlijke beschermingsmaatregelen aangekruist werden, werken we nu toe naar het gebruik van taakstapanalyses en templates voor standaardklussen. Tijdens het gebruik van PermitCliq™ komen we ook achter zaken die we graag nog verbeterd willen zien. De wachtchef moet bijvoorbeeld de TSA voor verstrekking van de werkvergunning apart uitprinten. Ik zie het als vanzelfsprekend dat deze automatisch mee wordt geprint met de werkvergunning.”

Van de mogelijkheid tot het innemen en verlengen van werkvergunningen wordt veel gebruik gemaakt. Keereweer: “Tot op heden is het een groot succes en we zien mogelijkheden nog meer verbeteringen aan te brengen waarmee we de kwaliteit van veilig werken nog verder kunnen updaten.”

De gebruiker aan het woord
Ivo van der Gaag, Coördinator Maintenance Mechanical: “PermitCliq™ is voor ons een mooie tool. We gebruiken het nu zelfs om te checken hoeveel tijd onderhoudswerkzaamheden kosten. Met een query gekoppeld aan PermitCliq™ kunnen we aangeven hoe lang er gesleuteld is als er dingen kapot zijn; we moeten track en tracen wat de Technische Dienst doet en dit is feitelijke info over tooltime. Daarmee houden we elkaar scherp. Dat alles nu digitaal is, geeft overzicht en helderheid. Er zijn geen papieren meer die kwijt kunnen raken en er is geen oponthoud meer bij uitgifte. Alles wordt een dag van tevoren voorbereid en staat digitaal klaar, je logt in en het staat tot je beschikking. Daardoor komen de mannen toe aan het daadwerkelijk toezicht houden en fysiek in de fabriek aanwezig zijn in plaats van rond te lopen om alles sluitend te krijgen.”

Ronald Hompes, Maintenance Planner: “Ik had in het begin twijfels bij wat het werken met PermitCliq™ op zou gaan leveren; ik had het idee dat het me vooral meer tijd zou gaan kosten. In principe is de werkvoorbereider deels aanvrager, dus je moet best veel invullen, maar dat wordt nu gecombineerd met de toezichthouder, die mag ook als aanvrager fungeren en bekrachtigt de vergunning. Uiteindelijk levert het me dus tijd op, ik hoef alleen een oude vergunning te kopiëren en klik zelden of nooit op nieuwe aanvraag. Dat maakt het werk heel makkelijk.”
 

Optimaliseer uw werkvergunningenproces

Software voor werkvergunningen