‘Een goede communicatie binnen de organisatie is fundamenteel voor optimale bedrijfsresultaten’, zegt Richard van der Looij, plant manager Cargill, Sas van Gent.

‘De strategie van Cargill is de laatste jaren gebaseerd op klantgerichtheid, optimale bedrijfsprestaties en innovatie. Leiderschap door training en opleiding van mensen vormt de basis voor deze strategie. Wereldwijd en ook in Sas van Gent, is er de laatste jaren veel aandacht geweest voor vernieuwing. De invoering van een nieuw elektronisch wachtsysteem (ShiftCliq) voor de verbetering van de communicatie in de productie was een belangrijk element van ons totale communicatieplan.’

Bij Cargill in Sas van Gent wordt per jaar ongeveer 250.000 ton maïs en 750.000 ton tarwe verwerkt. De producten worden verscheept door heel Europa en zijn terug te vinden in soepen, sausen, frisdranken, koekjes en andere levensmiddelen. De locatie bestaat uit vier aparte fabrieken en heeft een afdeling voor verpakken en verladen. In 2004 waren het management en het personeel het erover eens dat de communicatie binnen productie en operatie beter kon.

‘Ik had zelf geen overzicht over wat er in de fabrieken gebeurde’, vertelt van der Looij. ‘Ik wilde de mensen niet steeds lastig vallen, maar even zelf kijken was ook geen optie. Bovendien was de manier van communiceren binnen iedere afdeling weer anders en lagen de prioriteiten wat communiceren betreft verschillend.’

‘Enkele fabrieken maakten gebruik van de Kijkwijzer, een op Excel gebaseerd elektronisch wachtboek’, vertelt Henk Bogema, headoperator en de geestelijke vader van dit eerste elektronische wachtboek. ‘De Kijkwijzer was een hele mooie start, maar na 10 jaar gebruik was het duidelijk dat we een rigoureuze verbeterslag moesten maken.’

‘De nieuwe wachtboekapplicatie gaat verder dan alleen het maken van wachtverslagen’, legt Hans Vercouteren, superintendent maïs, uit. ‘In een speciale interne werkgroep hebben we eerst samen met iBanx best practices voor onze nieuwe communicatiestructuur gedefinieerd. Er werden afspraken over de units heen gemaakt over het gebruik van dagverslagen, detailverslagen en wachtverslagen. De geconsolideerde afspraken vormden de basis voor de ontwikkeling van het elektronisch wachtsysteem. De software is stapsgewijs met een aantal verbeterslagen door iBanx ontwikkeld. In februari 2006 hebben we het systeem zonder grote problemen in gebruik genomen.’

Taken en afwijkingen
‘Een van de grootste verbeteringen is de verdwijning van de handgeschreven shiftboeken en losse rondslingerende lijstjes’, zegt Bogema. ‘Bovendien kunnen we met ShiftCliq taken uitdelen waardoor de operators precies weten wanneer wat moet gebeuren. Monstername is een goed voorbeeld daarvan. Het is nu steeds duidelijk wanneer en met welke frequentie bepaalde monsters genomen moeten worden, ook als een operator na twee weken vakantie een ronde weer voor het eerst loopt. De taken zijn nu ook helderder. Wanneer in het verleden iemand een taak aan een collega vertelde en die vertelde het weer aan de headoperator en die vertelde het vervolgens aan zijn ploeg, was het verhaal veranderd. Een bekend probleem. Met de taken omschreven in ShiftCliq is er steeds één referentiepunt, waardoor er aanzienlijk minder misverstanden zijn.’

Beschikbaarheid
‘De geschiedenis van de productie is met ShiftCliq makkelijk toegankelijk’, zegt Bogema. Vroeger moest men de wachtboekjes stuk voor stuk doorlezen. Informatie is nu voor iedereen in de fabriek op elk moment beschikbaar. Dat brengt meer openheid binnen operatie en productie, maar ook naar afdelingen zoals logistiek. Zij kunnen voor het inschatten van zaken als planning meekijken met de operatie van de fabrieken. Zij kunnen nu op basis van gegevens en rapportage in Shiftcliq zelf conclusies trekken. Het nieuwe wachtsysteem levert daarmee dus ook meer begrip op tussen de afdelingen.’

Ingeburgerd
‘Er is een duidelijke omslag gekomen in onze manier van communiceren. Het nieuwe communicatiesysteem heeft zijn eigen plek gekregen binnen de organisatie’, zegt Bogema. ‘Waar men in het begin geneigd was om weer een papiertje te pakken, zegt men nu: “Kunnen we dat niet in ShiftCliq zetten?” De betrokkenheid en de collegialiteit van de medewerkers is toegenomen en men neemt meer verantwoordelijkheden.’

Innovatie
‘De ontwikkeling van het elektronisch wachtsysteem staat niet stil’, zegt Vercouteren. ‘Met de uniforme opzet van dit wachtsysteem zijn de mogelijkheden grenzeloos. Er komen nu ook regelmatig voorstellen uit de fabriek. Soms zijn dat erg wilde ideeën waar iBanx een compleet nieuw programma voor zou moeten schrijven, maar we proberen toch de voorstellen zo goed mogelijk te verwerken in ons verlanglijstje voor de volgende versie van ShiftCliq.’

‘De communicatie rond de productie is gestandaardiseerd en veel betrouwbaarder geworden’, zegt van der Looij. ‘Elke afdeling maakt gebruik van hetzelfde systeem. De manier van rapporteren is overzichtelijker geworden. Met de implementatie van het nieuwe elektronische wachtsysteem hebben we een grote stap gemaakt, een stukje innovatie op het gebied van communicatie. Een stap geheel in lijn met de algemene Cargill strategie.’
 

Meer over dit project

Contact