Herkent u moeizame projecten, waarbij de meningen verschillen en het moeilijk is om besluiten te nemen? Het gezamenlijk vaststellen van projectopdracht en KPI’s blijkt een goede manier om dit te voorkomen.

Bij de aanvang van een project zijn we allemaal vol goede moed en zien we duidelijk voor ons van wat we willen bereiken. Gaandeweg moeten er beslissingen genomen worden en wordt het vaak lastiger om af te stemmen, vooral als we komen bij de vormgeving van een systeem. Ieder denkt en beslist vanuit zijn eigen ervaring en behoeften. De inspiratie is ver te zoeken.

Juiste argumentatie en context
Wanneer besluiten genomen moeten worden die de werkgroep overstijgen, is het moeilijk om de juiste argumentatie en context aan het management mee te geven. Hierdoor wordt ook daar de besluitvorming moeizaam en worden niet altijd de beste keuzes gemaakt.

Met vallen en opstaan hebben wij geleerd dat het beter werkt om projecten te beginnen met het gezamenlijk, door management en direct betrokkenen, formuleren van inspirerende doelstellingen en projectopdracht.

Ooit startten we met een project waarbij we alleen de opdracht kregen het bestaande werkvergunningenproces en formulieren te automatiseren. De werkgroep besteedde veel aandacht aan minder belangrijke zaken zoals mogelijkheden om een veld in het systeem automatisch te laten invullen en mogelijkheden om in bijzondere gevallen iedereen de mogelijkheid te geven om een maatregel aan te vinken, etc. Er ging een heleboel tijd verloren aan details.

Uniforme opdracht
Over KPI’s en projectopdracht moet men concreet worden. Dat is niet gemakkelijk. We zijn niet gewend wat we willen bereiken meetbaar te formuleren. Bij een andere, latere opdracht werden van tevoren duidelijke doelen gesteld zoals het meer uniform invullen van vergunningen, zorgen dat na laswerkzaamheden de werkplek gecontroleerd wordt op nasmeulen, en minder wachttijd voor onderhoudstechnici die ‘s morgens hun vergunningen ophalen.

De werkgroep ging nadenken over werkwijze, verantwoordelijkheden en IT functies om dit op te lossen en niet over onbelangrijke details. Deze opdracht kon duidelijk overgedragen worden op het projectteam en door de samenwerking was de opdracht vanuit alle betrokkenen uniform.

Inspirerender
Op deze manier worden besluiten door het management snel en gedragen genomen. Bij elk besluit kan men vaststellen of en hoe het aan de doelstellingen bijdraagt. Dat er vaak al enorme stappen gezet en grote verbeteringen gerealiseerd zijn, wordt dan ook niet altijd gezien. Het is zoveel inspirerender om stappen te zetten vanuit wat je al bereikt hebt, dan vanuit een blik dat er nog zoveel gedaan moet worden.

Meer over onze Implementatie Methodiek

Contact