Sterke kostenreductie door integratie van HSE-processen
Om in alle omstandigheden veilig te kunnen produceren, werken fabrieken met uitgebreide HSE-procedures en -formulieren. Daarmee zijn vaak hoge kosten gemoeid. Kosten die in veel gevallen een stuk lager kunnen.
Misschien herinnert u zich het voorbeeld van de hamers van $100 in het Amerikaanse leger; door de uitgebreide procedure voor het kopen van materieel waren de kosten van zelfs de goedkoopste zaken enorm uit de hand gelopen en bleken bijvoorbeeld hamers bij aanschaf $100 te kosten. Daar kunnen we hard om lachen, maar hoe zit het met onze HSE-processen? Twee voorbeelden uit de praktijk: Management of Change (MoC) en Incident Management.
Management of Change
Bedrijven die het MoC proces goed inrichten werken met een uitvoerige procedure om de veiligheid te verzekeren. Modificaties worden aan de hand van uitgebreide formulieren aangevraagd en vaak door meer dan vijf specialisten geëvalueerd. Daarna wordt het wijzigingsvoorstel in een comité in één of meerdere keren beoordeeld om vervolgens, indien nodig, verder ontworpen te worden. Naar aanleiding van het ontwerp wordt de modificatie gebouwd, wordt een pre-startup & safety review gehouden en worden de operators ingelicht en getraind. Tenslotte worden alle relevante documenten bijgewerkt.
Dit proces is zo uitgebreid omdat wijzigingen een gevaar vormen voor de veiligheid. De wijziging van een minder risicovolle zaak doorloopt echter hetzelfde proces. Zo kan het voorkomen dat een pakking van een brandwaterleiding van enkele euro’s ineens een pakking van 100 Euro wordt.
Incident Management
Voor Incident Management geldt een soortgelijk proces. Indien er een incident plaats heeft gevonden bespreekt een operator dit met de wachtchef en maken zij een melding in het wachtverslag, waarna een formulier wordt ingevuld en naar de HSE-coördinator gestuurd. De coördinator neemt de gegevens van het incident in een lijstje op, beoordeelt het incident met specialisten, definieert acties en zet deze uit. Daarnaast zorgt hij voor een rapportage aan het management en eventueel aan de overheid. Vervolgens loopt hij achter de medewerkers aan om te zorgen dat de acties worden uitgevoerd en terug worden gerapporteerd. De operators zelf hebben vaak al meerdere actielijstjes dus de actielijst van de HSE-coördinator is een extra last waar ze steeds aan herinnerd moeten worden. Bovendien krijgt deze meestal niet de hoogste prioriteit.
Een uitgebreid proces omdat een uitvoerige registratie, analyse en opvolging van incidenten belangrijk is om dit soort ongevallen, schades of verontreinigingen in de toekomst te voorkomen. Grote en kleinere incidenten doorlopen daarbij echter hetzelfde proces. Zo kost (de behandeling van) een incident van enkele euro’s al gauw honderden euro’s.
Dit zijn twee van de vele voorbeelden die wij kunnen aanhalen; hetzelfde geldt namelijk voor bijvoorbeeld de processen omtrent werkvergunningen en risicoanalyses. En wat te denken van de combinatie waarin een foutieve vergunning leidt tot een incident dat via MoC moet worden opgelost?
Goedkoper, sneller en beter
De invoering van een eenvoudiger in de lijn geïntegreerde procedure (Lean) voor minder complexe incidenten of risicovolle modificaties, kan de kosten van deze processen sterk verlagen. De wachtchefs, productieassistenten en onderhoudstechnici kunnen daarmee in bestaande meetings, zoals de ochtendbijeenkomst, kleinere modificaties en incidenten bespreken, beoordelen en direct opvolgen. Er zijn dan minder mensen, stappen en materialen nodig om dit soort zaken door te voeren; modificaties en afhandeling van incidenten worden niet alleen goedkoper, maar ook sneller en beter doorgevoerd. Een bijkomend voordeel is dat medewerkers vaker wijzigingen zullen aanvragen.
Ondersteuning door applicaties
Deze integratie wordt mogelijk gemaakt door informatiesystemen. Deze ondersteunen de werknemers bij het vaststellen of de wijziging of het incident wel of niet risicovol en/of complex is en of men het uitgebreide of het eenvoudiger proces moet volgen. De applicaties helpen daarnaast bij het juist doorlopen van het betreffende proces, bij het zekerstellen dat opvolgacties worden uitgevoerd en bij het informeren van de HSE-coördinatoren over de kwaliteit, juistheid en voortgang van de afhandeling. Systemen helpen, maar alleen en vooral in combinatie met veranderde en verbeterde processen en gedrag van de medewerkers. Dat is de start van iedere optimalisatie die voorkomt dat men oude, ineffectieve processen automatiseert.
DE
EN
NL