Sommige van onze klanten die een ERP-systeem hebben aangeschaft, gaan ervan uit dat het systeem allerlei HSE-processen ondersteunt. Zij willen bijvoorbeeld Werkvergunningen in het Onderhoudsdeel van het ERP-systeem opnemen en zien mogelijkheden in het systeem om dat in te vullen. Als zij verder komen, merken zij echter dat de wensen meestal uitgebreider zijn dan dat ERP standaard levert.

HSE ondersteunen in een ERP systeem kan, maar in de praktijk lopen fabrieken toch tegen veel problemen aan. Welke voordelen biedt gespecialiseerde HSE software om HSE processen beter te ondersteunen en optimaliseren.

In ERP en vooral de modules voor Maintenance Management (MM) zijn vaak wel enkele mogelijkheden voor Werkvergunningen te vinden. Zo kan een werkvoorbereider bij een Werk Order opgeven dat een vergunning nodig is; hij krijgt dan een pagina waar hij kan opgeven dat bepaalde maatregelen nodig zijn om het werk veilig uit te voeren. Deze pagina kan hij vervolgens (met workflow) door andere betrokkenen laten aanvullen en goedkeuren waarna productie de vergunning uitgeeft en weer inneemt. Als het om veel gegevens gaat, en een checklist wenselijk is, dan is er zelfs een spreadsheet om aan de werkorder te koppelen. Met deze functies is het in principe mogelijk om het Veilig Werken proces te ondersteunen. In de praktijk merken wij echter dat onze klanten tegen verschillende problemen aanlopen; ik loop er een aantal met u door.

Verschillende vergunningen
Fabrieken werken bijvoorbeeld met verschillende soorten werkvergunningen met in elke vergunning weer andere specifieke velden en checkboxen. Zij willen ook alleen de gegevens voorgeschoteld krijgen die zij op dat moment in het proces moeten invullen; en anderen mogen die gegevens dan niet veranderen.

Zo zal de werkvoorbereider eerst opgeven wat het werk inhoudt: of men moet lassen, een leiding/systeem moet openen, een besloten ruimte moet betreden of iets anders. Daarna zal de werkvoorbereider alvast opgeven wat de monteur aan veiligheidsmaatregelen moet nemen.

Vervolgens is de gatekeeper (productiecoördinator) of ploeg aan de beurt om de maatregelen op te geven die productie moet nemen; bij gepland werk kan dit het beste vóór vijf uur gebeuren zodat het operationele management, de brandweer of bijvoorbeeld civiel onderhoud, de vergunningen kunnen beoordelen en goedkeuren. ‘s Nachts of vroeg in de ochtend zal de ploeg de werkplek veiligstellen om op tijd de vergunning uit te kunnen geven.

Workflow en meer of minder stappen
Meerdere functionarissen vullen in meerdere stappen verschillende delen van de vergunning in en beoordelen deze. Bij het verlengen en innemen van de vergunning komen nog meer stappen aan bod. Het gaat dan om 10 tot 17 stappen, afhankelijk van het risico en complexiteit van het werk. Dit kan een ERP-systeem niet standaard; zeker niet als (afhankelijk van het risico) de ene keer meer en de andere keer minder stappen en functionarissen nodig zijn. En dan heb ik het nog niet over vervolgstappen voor het evalueren, auditen en analyseren van de vergunningen. Daarvoor is een specifiek HSE systeem beter uitgerust.

Suggesties voor maatregelen en hergebruik van informatie
Een andere behoefte van gebruikers betreft de automatische suggestie door het systeem van de maatregelen die men moet kiezen. Om bijvoorbeeld een besloten ruimte te betreden, zijn dat meestal een mangatwacht, veilige spanning en verlichting. Een HSE systeem kan helpen om deze niet te vergeten. Met kopieerfuncties kun je tevens de kennis van de ene vergunning in een andere hergebruiken; met templates kan je zelfs hele terugkerende/preventieve werkpakketten van te voren opstellen en steeds weer hergebruiken.

Risico analyses
Andere wensen rondom het veilig werken betreffen bijvoorbeeld de risico analyses. De best practice is om altijd een risico analyse uit te voeren voorafgaand aan het invullen van de vergunning. Eerst wil men een eenvoudige initiële risico analyse om te bepalen of het risico hoog, gemiddeld of laag is; bij een hoog risico maakt men dan een uitgebreide Taak Risico Analyse. Daarin worden taken, risico’s en maatregelen voor productie en onderhoud gedefinieerd. En deze risico’s en maatregelen wil je ook in de vergunning terugzien. Gebruikers worden niet blij als ze deze gegevens in de vergunning moeten overtypen, en elke keer bestaat het gevaar dat ze iets vergeten over te nemen. Ook deze wensen zijn met ERP lastig te verwezenlijken.

Overige elementen
Andere zaken rondom Veilig Werken die in ERP moeilijker te realiseren zijn, zijn bijvoorbeeld:

• De grafische weergave/plattegrond van de fabriek met daarop aangegeven waar medewerkers met vergunningen actief zijn
• Een waarschuwing dat verschillende vergunningen op dezelfde ruimte betrekking hebben en elkaar beïnvloeden;
• De mogelijkheid om ervoor te zorgen dat een vergunning niet kan worden uitgegeven als een vorige vergunning (voor bijvoorbeeld het veiligstellen) niet is ingenomen;
• Middelen om de “carbon copies” te vervangen.

Bedrijven merken dus dat een werkvergunning in ERP slechts de basis kan afdekken. En daarbij lopen zij ertegenaan dat ERP nooit zo eenvoudig en intuïtief met vergunningen kan werken als een werkvergunningsysteem het doet.

90% van de bedrijven begint daarom meestal niet aan de ondersteuning van Werkvergunningen in ERP. Ze zien dat zij nooit alle behoeften kunnen bouwen in ERP en deinzen terug voor een groot project vol met valkuilen en afstemmingsproblemen. Bedrijven die wel de dappere poging hebben gewaagd, stappen na verloop van tijd vaak weer over op een ander systeem of zelfs terug op papier. De complexiteit van het ERP-systeem zet gebruikers te vaak aan tot het omzeilen van het systeem. Iets wat je zeker niet wilt bij HSE.

Wij zien veel betere resultaten wanneer fabrieken werken met een specialistisch Human Process Management systeem met passende, gebruikersvriendelijke, grafische hulpmiddelen en flexibele workflows. En enkele eenvoudige, goed geplaatste interfaces kunnen dubbel werk voorkomen. Daarmee laat je elke applicatie doen waar die goed in is en kun je op elk gebied optimale kwaliteit garanderen.

In dit verhaal las u over de mogelijkheden en onmogelijkheden van Werkvergunningen in ERP. In een volgend artikel meer over de ervaringen rondom de IT-ondersteuning van andere HSE processen.
 

Alle HSE processen in één suite

Lees ook: HSE in ERP, kan dat eigenlijk wel?