HSE Knowledge

Stabiel produceren door feilloos samenwerken in productie

De samenwerking op de werkvloer kreeg tot voor kort weinig aandacht. Wij merken dat aan de vele verschillende werkwijzen tussen (en zelfs binnen) fabrieken bij bijvoorbeeld het aansturen van de ploegen, het overdragen van een wacht, het oppakken van problemen of ideeën door technologen, productiestaf, HSE en anderen. Daarnaast zien we dat productie papier, Word, Excel en Access als belangrijkste middelen gebruikt om te communiceren.

Verbeteringen in de communicatie in productie leveren een fabriek van rond de 300 man naast een hogere veiligheid en verbeterde milieuprestatie jaarlijks tussen de € 70.000 en € 100.000 aan besparingen en extra opbrengsten op.

Onze ervaringen wordt bevestigd door de literatuur. Fabrieken hebben (mede aangezet door fusies, globalisering en de noodzaak om meer samen te werken met leveranciers) veel middelen ingezet voor het stroomlijnen en uniformeren van de financiële, bestuurlijke en logistieke processen. IT heeft daarop ingespeeld met de implementatie van ERP systemen en procesautomatisering. De vraag is uiteraard of aandacht voor samenwerking nodig is. Zijn er bijvoorbeeld problemen, zijn er verbeteringen mogelijk en brengen die voldoende op.

De problemen die wij in de samenwerking tegenkomen, hebben vooral te maken met werk dat over ploegen heen wordt uitgevoerd of tussen ploegen en andere disciplines. De wachtoverdracht en ‘muren’ tussen disciplines vormen hindernissen waardoor het werk niet goed stroomt. De communicatie is daarbij een belangrijk onderdeel. Voorbeelden van problemen:

  • onderhoud krijgt te veel werkaanvragen met steeds wisselende prioriteiten waardoor men niet altijd aan de meest belangrijke verstoringen werkt en meer doet dan strikt noodzakelijk;
  • opdrachten van productiestaf, technologen, het lab, onderhoud of engineering (zoals monstername, proefjes) aan  ploegen worden niet uitgevoerd omdat ze tussen andere e-mails of via een mondeling traject verloren gaan of niet goed ingepland en daardoor te laat uitgevoerd worden;
  • terugkerend productieverlies, ontstaan door dezelfde oorzaken (bijvoorbeeld vervuiling op dezelfde plek) dat eenvoudig kan worden voorkomen;
  • productieverlies omdat eerdere oplossingen niet tijdig kunnen worden teruggevonden;
  • apparaten staan langer onjuist ingesteld zonder dat betrokkenen dat weten of weten waarom; men produceert een langere periode niet optimaal.
  • problemen (meldingen in het logboek) worden niet opgevolgd met verstoringen als gevolg;
  • het is moeilijk om achteraf te achterhalen hoe een probleem is ontstaan.

De oorzaak van het bovenstaande is het ad-hoc ontstaan van werkzaamheden (onvoldoende gate-keeping) en muren tussen disciplines die mede het gevolg zijn van ongestructureerde communicatie. Het resultaat is een stroef lopend productieproces dat niet optimaal presteert.

Wat kan beter?
Kijkend naar het werkproces, zijn ‘benefits’ te vinden in de verbetering van:

  • de aansturing van ploegen en rapportages van de ploegen aan productieleiding en staf: zorgen dat ploegen de opdrachten niet via allerlei kanalen (e-mail, mondeling, briefjes) en disciplines krijgen en dat er een goede rapportage aan het management ontstaat over hetgeen is bereikt (en niet alleen over wat is gedaan).
  • het gebruik van ervaringen: zorgen dat duidelijk is wie welke informatie nodig heeft (binnen en buiten de ploegen), dat deze informatie compleet en accuraat (door ploegen) wordt vastgelegd, en dat de ervaringen met minder inspanning kunnen worden teruggevonden.
  • de werkwijze en kwaliteit van de informatie bij de wachtoverdracht: een werkwijze waarbij men een vast stramien van vragen en antwoorden volgt en waarbij tot in detail duidelijk is welke onderwerpen aan bod moeten komen.
  • het aandragen van problemen en ideeën van ploegen aan technologen en HSE: zorgen dat probleemmeldingen met zekerheid worden opgevolgd en dat iedereen makkelijk ideeën kan vastleggen; daarbij is belangrijk dat de melder terugkoppeling krijgt.
  • de aanvraag van werk bij onderhoud: bijvoorbeeld zorgen dat problemen met een hogere kans op productiederving of OEE-effect een hogere prioriteit krijgen en dat werk met een kleinere prioriteit of ideeën naar een later tijdstip of naar een stop worden verschoven.
  • het overzicht bij ploegen: zorgen dat ploegen makkelijker kunnen bijhouden wat de status is van de installatie (met name de kritische onderdelen) of van overbrugging van veiligheden.
  • Management of Change van settingen en de installatie: zorgen dat productie en onderhoud steeds weten wat aan de installatie wordt en is veranderd.

Business case
Onze ervaring is dat deze verbeteringen, naast een hogere veiligheid en verbeterde milieuprestatie een fabriek van rond de 300 man jaarlijks tussen de € 70.000 en € 100.000 aan besparingen en extra opbrengsten opleveren.

Hoe verbeteren?
De bovenstaande verbeteringen kunnen worden doorgevoerd door het versterken van de werkprocessen en de communicatie die over ploegen/disciplines heen lopen. Het gaat om procedures voor het toekennen van taken aan ploegen, voor de overdracht van de wacht, voor het opvolgen van ideeën en problemen. Het gaat ook om het voldoen aan informatie-behoeften (wie moet wat weten) en om IT-systemen die helpen bij de communicatie; denk aan systemen die helpen bij het gestructureerd vastleggen van wachtinformatie en bij het stapsgewijs opvolgen van problemen en ideeën.

De sleutel is daarbij het slechten van de muren tussen de ploegen/disciplines, het invoeren van een goede ‘gate-keeping’ en zorgen voor terugkoppeling bij de opvolging van instructies, problemen en ideeën. Dit zal leiden tot het sneller oplossen van of zelfs voorkomen van verstoringen. Het zal daarnaast helpen om productiederving en problemen in de kwaliteit van het product te verminderen maar ook bijdragen aan hogere efficiency, veiligheid en reactiesnelheid op veranderingen.

Uiteindelijk draagt het bij aan operational excellence: een stabiel proces dat hogere productiegemiddelden mogelijk maakt en informatie oplevert voor een voortdurend verbeterende organisatie.

Over dit onderwerp schreef Paul de Vries in 2007 een white paper met als titel “Better practices voor communicatie in productie”.

Whitepaper aanvragen

Klantervaringen