HSE Knowledge

Zijn de menselijke processen de belangrijkste in mijn installatie?

Vraag een plant manager, SHE- manager, productie manager, onderhoudsmanager of chef van dienst, “wat doe je nou de hele dag” en je krijgt, zelfs binnen dezelfde rollen, ogenschijnlijk zeer verschillende antwoorden. “Figuurlijke branden blussen, overzicht houden, van de ene naar de andere meeting, met de vakbonden praten, ploegen op dezelfde manier laten werken, werkvergunningen tekenen, kosten reduceren, e-mail beantwoorden…” Er is echter wel een rode draad. Ze zijn bezig de boel gaande te houden!

Het leiderschap van een fabriek houdt zich dagelijks bezig met het verzamelen van informatie, samenwerken met anderen en beslissingen nemen. De uitkomst is sterk afhankelijk van de interactie tussen mensen en steunt zwaar op het kennen van de juiste context en het van daaruit vormen van oordelen. Het gaat dus om processen die vaak ad-hoc en dynamisch verlopen en veelal hangt het van het onderwerp af wie betrokken wordt en hoe het proces loopt. Als het al lukt deze processen te structureren, dan nog zijn er heel veel uitzonderingen op de normale flow.

Menselijke interactie
Typische middelen die in dit soort processen gebruikt worden zijn de vele vergaderingen, telefoongesprekken, een stortvloed aan e-mails (die een moeras vormen waarin onderwerpen zoekraken) en lijstjes die worden bijgehouden op papier en in spreadsheets. Typische processen waar menselijke interactie een belangrijke rol vervult:

  • Processen met mogelijk ernstige consequenties zoals bijvoorbeeld het afhandelen van een incident om te voorkomen dat het nogmaals optreedt.
  • Processen die afhangen van onderhandeling en committment, bijvoorbeeld bij het dagelijkse planningsoverleg tussen onderhoud en productie.
  • Processen die afdelingen overschrijden, bijvoorbeeld het Management of Change proces.
  • Processen die een audit trail van afspraken en consequenties moeten kunnen aantonen, ook voor regelgevende instellingen, bijvoorbeeld het werkvergunningenproces.
  • Processen waar menselijke oordeelsvorming nodig is met kennis over de context, bijvoorbeeld beslissingen over productievolume op basis van de huidige status van de installatie.
  • Processen waarbij structuur en deelnemers veranderen naarmate het werk vordert, bijvoorbeeld werkzaamheden aan de installatie terwijl productie- en/of onderhoudsploegen wisselen.

Human Process Management
Deze processen wijken in hun werking zo zeer af van andere bedrijfsprocessen (zoals bijvoorbeeld logistiek en procurement) dat er de laatste tijd sprake is van een nieuw vakgebied, namelijk Human Process Management. Human processes onderscheiden zich doordat de flow telkens verandert naarmate mensen in het proces (samen) beslissingen nemen. In de praktijk blijven er veel losse eindjes open staan (“daar zijn we mee bezig...”).

Human Process Management tracht orde, traceerbaarheid en management te brengen in die processen waarin menselijke interactie, samenwerking en afspraken centraal staan. Het zorgt voor optimalisering van deze processen (door verbeteringen van de KPI’s per bedrijfsproces), dempt het e-mail moeras (zit uw inbox ook zo vol?) en zorgt ervoor dat alle follow-ups in het proces geborgd worden (closing the loop!).

De belangrijkste vereisten aan Human Process Management zijn:

  1. Er is een heldere best practice die afgestemd is met het team en die door de tijd makkelijk aangepast kan worden.
  2. Iedereen in het team kan eenvoudig de status van items in het proces nagaan.
  3. Historische informatie en uitkomsten van het proces zijn zeer makkelijk te achterhalen.

Een Human Process Management Systeem (HPMS) is de tool die dergelijke processen ondersteunt. De allerbelangrijkste vereiste aan zo’n systeem is dat het de dagelijkse praktijk van werken moet ondersteunen inclusief alle ad-hoc zaken die nu worden geregeld via e-mail en meetings. Het hebben van een goed HPMS heeft vele voordelen bijvoorbeeld:

  • Het stelt de organisatie in staat om zowel de vraag en de context (de staat van de installatie en andere omstandigheden) als de beslissing vast te leggen. Hiermee wordt veel kennis geborgd. Met name organisaties die veel gaan verjongen kunnen hier hun voordeel mee doen in de jaren die gaan komen.
  • Het helpt het aantal niet afgewerkte of vergeten items te reduceren. Dit kan vele effecten hebben. Maar met name het gebied van kwaliteit en risico management is hiermee gebaat.
  • Het verlaagt de doorlooptijd van menselijke processen doordat iedereen weet wat de status is van dingen en wat er hierbinnen van hem of haar verlangd wordt.
  • Het aantonen van compliance richting regelgevende instanties wordt veel makkelijker.

Human Process Management is een interessant vakgebied in opkomst, waarover ook op internet uitgebreide informatie te vinden is. Veel processen in de industrie vallen hierbinnen. Met het stroomlijnen ervan lijken nog veel benefits te halen.

 

Unite: HPM voor HSE